Chargé(e) des Opérations & Assistant(e) de Direction

Nous recherchons un(e) Chargé(e) des Opérations & Assistant(e) de Direction pour être le « bras droit » de notre équipe de direction. En maîtrisant les détails et en soutenant nos opérations quotidiennes, vous serez le catalyseur essentiel qui permet à notre équipe de rester concentrée sur les enjeux stratégiques.

À propos du CeSIA

Le CeSIA est un think tank indépendant et centre d’expertise dédié à la prévention des risques majeurs liés à l’IA, en dotant les institutions des analyses et des coalitions nécessaires pour gouverner l’IA. Nous intervenons aux plus hauts niveaux de la gouvernance de l’IA, conseillant les décideurs en France, dans l’UE et au sein des institutions multilatérales.

Le poste

Vous assurerez un support opérationnel et exécutif à l’équipe. Votre rôle sera de structurer et gérer le back-office, d’assurer la fiabilité de nos processus RH et financiers, et de faciliter les opérations quotidiennes de la direction.

C’est un poste orienté exécution, exigeant rigueur et organisation, avec une réelle autonomie sur des sujets ayant un impact direct sur la croissance de l’organisation.

Missions

Vous pourrez être amené(e) à gérer ou participer aux tâches suivantes :

Administration & outils

Être le premier point de contact avec nos prestataires administratifs.
Gérer les accès aux outils de l’équipe.
Fournir un support opérationnel ponctuel pour diverses tâches (achats de matériel, etc.).

Finance & Comptabilité

Coordonner la mise en place d’un service/outil comptable et en être le point de contact principal.
Établir et maintenir un outil de suivi budgétaire permettant de faire des projections.
Organiser les justificatifs de dépenses et les documents administratifs.
Contribuer aux déclarations fiscales et aux états financiers annuels.

RH & contrats

Rédiger les contrats de travail et avenants à partir de nos modèles.
Gérer les entrées, mises à jour et sorties dans Payfit.
Préparer les documents de fin de contrat (attestation de travail, solde de tout compte, etc.).

Recrutement

Sourcer des candidats pour nos futurs recrutements (LinkedIn, réseautage, approche ciblée).
Coordonner les entretiens et contribuer à la logistique du processus de bout en bout.

Gestion d’agenda & communication

Gérer les agendas de la direction : planifier les rendez-vous, auditer les réunions récurrentes, envoyer des rappels.
Rédiger des emails au nom de la direction, répondre aux sollicitations et assurer le suivi.
Prendre des notes lors de certaines réunions et produire un compte rendu.

Logistique & déplacements

Organiser les déplacements de l’équipe.
Coordonner la logistique événementielle.

Profil recherché

Indispensable

Rigueur et fiabilité : vous êtes la personne sur qui on peut compter sans vérifier deux fois.
Débrouillardise et autonomie : vous trouvez des solutions sans attendre qu’on vous guide, et n’avez pas peur de jongler avec des tâches très variées.
Bonne maîtrise rédactionnelle en français et en anglais.
Flexibilité : nous sommes une petite structure, les priorités évoluent et les rôles s’adaptent.

Apprécié

À l’aise avec les démarches administratives françaises : notions de droit du travail, documents RH.
Expérience en start-up ou dans le secteur associatif.
Maîtrise de Notion, Slack, Google Workspace.
Intérêt pour la sécurité de l’IA (sans être expert technique).

Ce que nous offrons

Un poste avec de vraies responsabilités dès le premier jour, dans une organisation à fort impact.
Une équipe engagée et internationale, avec un niveau d’ambition rare.
Une mission importante : contribuer au déploiement sûr de l’IA à l’échelle mondiale.
Des bureaux à Paris, télétravail possible.

Informations pratiques

Contrat : CDI temps plein. Vous travaillerez principalement avec Florent Berthet, notre Directeur des Opérations.
Lieu : Télétravail, ou dans nos bureaux parisiens si vous préférez travailler sur site.
Rémunération : 40 000 € – 48 000 € brut annuel selon profil et expérience, avec ajustement possible selon la localisation.
Date de début : Dès que possible.

Le processus comprend généralement un court entretien de présélection, une tâche rémunérée (2–4 heures), un entretien approfondi, et potentiellement une période d’essai rémunérée de 2 à 5 jours.

Contactez Florent Berthet (florent@cesia.org) pour toute question.